Teknik Rapat

PENGERTIAN

Rapat mempunyai beberapa pengertian. Dalam pengertian yang luas rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan yang melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting. Sedangkan dalam pengertian yang lebih kecil, rapat dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana. Dalam Sub bab ini hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis.

A. Jenis Rapat

1. Rapat Anggota
2. Rapat Pengurus (Rapat Kerja,Rapat Koordinasi, Rapat Pimpinan,dsb).
3. Diskusi.

B. Fungsi Rapat

1. Penyampaian informasi
2. Pemecahan masalah
3. Mengidentifikasi masalah.
4. Menentukan alternatif.
5. Menguji alternatif.
6. Rapat implementasi.

C. Prosedur Penyelenggaraan Rapat

1. Persiapan

• Menyiapkan rencana.
• Menyiapkan agenda rapat.
• Menyiapkan kertas kerja.
• Menyiapkan pembicara/peserta.
• waktu.
• Pengambilan keputusan.
• Penutupan rapat.

    2. Pelaporan dan Evaluasi

• Pelaporan

          - Jelas, lengkap dan singkat.

          - Pembuat laporan harus mengikuti rapat secara penuh.

          - Isi : tanggal/jam, jumlah peserta, pembicara, pokok
             pembicaraan, keputusan.

• Evaluasi

          - Dilakukan bersama panitia/pengurus.

          - Yang dievaluasi adalah semua kegiatan rapat dari
             persiapan, pelaksanaan, dan hasil.

D. Yang berperan dalam Rapat

1. Pemimpin Rapat.
2. Peserta Rapat.
3. Undangan dan nara sumber.
4. Materi/bahan rapat.
5. Tata ruang dan tempat duduk.

E. Persyaratan Pemimpin Rapat

1. Memiliki sikap, tingkah laku, karakter, dan penampilan yang baik.
2. Menguasai permasalahan, dapat mencari jalan keluar.
3. Memberi kepercayaan dan netral terhadap peserta.
4. Pandai menerapkan gaya kepemimpinan

F. Upaya mensukseskan Rapat

1. Penyelenggaraan yang efektif dan efisien.
2. Pemimpin Rapat harus :
3. Aktif, tegas, mampu membimbing, mengarahkan, dan mencegah pembicaraan yang menyimpang.
4. Diterima sebagai pemimpin, punya integritas dan konsekuen
5. Bicara jelas, tidak mendominasi, terbuka dan dapat menumbuhkan keberanian berbicara / mengemukakan pendapat.

• Hal-hal lain yang perlu :
• Peserta rapat jangan berdebat tentang hal-hal yang tidak relevan dengan agenda rapat.
• Hindarkan adanya gangguan dari luar.
• Jika ada pertanyaan seyogyanya tidak dijawab sendiri oleh pimpinan rapat.
• Rapat jangan buru-buru selesai dan juga terlalu lama.

G. Indikator Rapat yang berhasil

1. Semua undangan/peserta hadir.
2. Prasarana dan sarana memenuhi kebutuhan rapat.
3. Peserta aktif dan banyak masukan.
4. Masalah yang dirapatkan dapat dipecahkan.
5. Sasaran yang direncanakan tercapai.
6. Keputusan rapat dapat dilaksanakan.